Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

IDParse ist ein Produkt der Wally Gallery OÜ, Selleri tn 10-1, 51007 Tartu, Estland, Registercode 16696073 („wir“). Diese Erklärung gilt für die Website, das Kundenkonto und die API. Die Kontaktadresse für den Datenschutz steht am Ende dieser Seite.

2. Zwei Rollen

Wir handeln in zwei verschiedenen Rollen, und diese Erklärung hält sie auseinander:

Kontodaten: Für die Daten Ihres Kontos, Ihrer Abrechnung und Ihrer Nutzung des Dienstes sind wir der Verantwortliche.
Dokumente, die über die API gesendet werden: Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den dokumentierten Weisungen des Kunden. Wir handeln als Auftragsverarbeiter oder als Unterauftragsverarbeiter, wenn der Kunde Daten für eine andere Organisation verarbeitet.

3. Dokumente, die über die API gesendet werden

Wir verarbeiten hochgeladene Dokumente, um die angeforderte Extraktionsantwort zu erzeugen. Wir fügen die Dokumente und die extrahierten Felder nicht zu unseren Kontodaten oder Anwendungslogs hinzu. Bei der Verarbeitung können temporäre Dateien entstehen. Diese Dateien sind für die Verarbeitungsanfrage bestimmt, und die Software ist so gebaut, dass sie sie beim Aufräumen entfernt.

Wir verwenden Kundendokumente nicht, um Software zu trainieren. Wir verarbeiten Dokumente auf einem Server in Deutschland, der von Hetzner gehostet wird. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss bestehen, bevor Sie IDParse nutzen, um personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag zu verarbeiten.

Wenn Ihr Dokument über den Dienst eines unserer Kunden verarbeitet wurde, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden. Der Kunde oder die Organisation, für die er handelt, entscheidet, warum und wie das Dokument verarbeitet wird.

4. Kontodaten, die wir verarbeiten

Konto: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Spracheinstellung und der Hash Ihres Passworts. Wir behalten außerdem den Kontostatus, die Nutzung des kostenlosen Tests und den Zeitpunkt Ihres ersten Scans.
Abrechnung: Zahlungen laufen über Stripe. Wir behalten die Kennungen von Kunde, Abonnement, Rechnung und Zahlung, die Beträge, die verwendete Geldeinheit, die Datumsangaben, den Zahlungsstatus und Angaben zu fehlgeschlagenen Zahlungen. Wir behalten außerdem Links zu Rechnungen, die Art der Zahlungsmethode und ihre letzten vier Ziffern. Wir speichern keine vollständigen Kartennummern.
API-Schlüssel: Einen Hash und ein kurzes Präfix jedes Schlüssels, dazu seinen Namen, seinen Status und die Zeitpunkte der Nutzung. Wir speichern den vollständigen lesbaren Schlüssel nicht in der Kontodatenbank.
Anfrage-Metadaten: Die Kennungen des Kontos und des API-Schlüssels, den Zeitpunkt, den Endpunkt, die Anfragemethode, den Antwortstatus, den Ergebniscode, die Dauer, die Dateigröße, den Kontingentzeitraum und ob die Anfrage zum Kontingent gezählt hat. Diese Aufzeichnungen enthalten weder das hochgeladene Dokument noch extrahierte Felder. Wir behalten außerdem monatliche Nutzungssummen.
Kontoaktivität: Wir zeichnen Anmeldungen, das Zurücksetzen von Passwörtern und Kontoänderungen zur Sicherheit auf. Diese Aufzeichnungen können Ihre IP-Adresse und Kontodaten enthalten. Aufzeichnungen über die Kontoaktivität bewahren wir normalerweise etwa ein Jahr lang auf.
Server- und Sicherheitslogs: die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die angefragte Adresse und Browserinformationen. Keine Dokumentinhalte.

Die Angaben, die beim Erstellen eines Kontos als erforderlich gekennzeichnet sind, brauchen wir, um dieses Konto bereitzustellen. Ohne sie können wir das Konto nicht erstellen. Zahlungsangaben brauchen wir, um ein bezahltes Abonnement bereitzustellen.

5. Warum wir diese Daten verarbeiten

Wir nutzen Konto- und Abrechnungsdaten, um den Dienst bereitzustellen. Wenn Sie persönlich Vertragspartei sind, ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung dieses Vertrags nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Wenn Sie für einen Geschäftskunden handeln, ist unser berechtigtes Interesse die Pflege dieser Kundenbeziehung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
Um den Dienst sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern und Fehler zu finden (berechtigtes Interesse, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
Um Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren (rechtliche Verpflichtung, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

6. Dienstleister und andere Empfänger

Hetzner Online GmbH, Deutschland: Hosting der Server.
Stripe: Wir nutzen Stripe für Zahlungen und Abonnements und erhalten von Stripe Aktualisierungen zu Zahlungen und Abonnements. Stripe verarbeitet einige Informationen auch für die eigene Betrugsprävention und für eigene gesetzliche Pflichten. Stripe kann Zahlungs- und Kontoinformationen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, auch in den Vereinigten Staaten und in Indien. Die Datenschutzerklärung und das Data Transfers Addendum von Stripe erklären die beteiligten Gesellschaften und die Garantien für Übermittlungen.
E-Mail-Versand: Anbieter für den E-Mail-Versand verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt von Konto- und Dienstnachrichten, um diese Nachrichten zuzustellen.

Dokumente und die daraus gelesenen Daten werden nicht an Stripe oder an den Anbieter für den E-Mail-Versand gesendet.

7. Cookies

Wir verwenden Cookies für die Anmeldung und für die Sicherheit der Website. Das Farbdesign wird in Ihrem Browser gemerkt.

Wir nutzen keine optionale Analyse. Die Seiten hinter der Anmeldung laden keine Analyse.

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

Anfrage-Metadaten: Ausführliche Anfragedatensätze bewahren wir normalerweise etwa 30 Tage lang auf, mindestens aber bis zum Ende des Kalendermonats, in dem die Anfrage gestellt wurde. Monatliche Nutzungssummen und Zähler des kostenlosen Tests bewahren wir auf, solange Ihr Konto besteht.
Kontodaten: Wenn die Schließung eines Kontos abgeschlossen ist, werden Ihr aktives Konto und seine API-Schlüssel gelöscht. Wir behalten einen Schließungseintrag mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und dem von Ihnen genannten Grund, damit wir Fragen zur Schließung beantworten und Missbrauch des kostenlosen Tests verhindern können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Nach zwölf Monaten entfernt ein nächtlicher Vorgang den Namen, die E-Mail-Adresse und die Zahlungskennung aus diesem Eintrag. Es bleiben das Datum, der Grund und der Tarif. Einige Abrechnungs- und Sicherheitsunterlagen bleiben für die hier beschriebenen Zwecke und Fristen erhalten. Frühere Kontoinformationen können außerdem in Sicherungskopien bleiben, bis diese Sicherungskopien ablaufen.
Abrechnungsunterlagen: Buchhaltungsunterlagen bewahren wir normalerweise sieben Jahre ab dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres auf. Einige Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden, wenn das Buchhaltungsrecht oder das Steuerrecht es verlangt.
Server- und Sicherheitslogs: Zugriffs- und Fehlerlogs des Servers bewahren wir normalerweise etwa 30 Tage lang auf. Einzelne Einträge können länger aufbewahrt werden, solange ein bestimmter Sicherheitsvorfall oder ein damit verbundener Rechtsanspruch bearbeitet wird.
Sicherungskopien: Sicherungskopien von Konto-, Abrechnungs- und Betriebsunterlagen bewahren wir normalerweise etwa 30 Tage lang auf. Wenn Daten aus dem aktiven Dienst gelöscht werden, verschwinden sie nicht sofort aus einer bestehenden Sicherungskopie.

9. Ihre Rechte

Unter den Bedingungen der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und eine übertragbare Kopie Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie können einer Verarbeitung widersprechen, die auf einem berechtigten Interesse beruht. Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der früheren Verarbeitung berührt wird. Wenden Sie sich an die unten genannte E-Mail-Adresse, um diese Rechte auszuüben.

Sie können sich bei einer Datenschutzbehörde beschweren, auch bei der estnischen Datenschutzbehörde (Andmekaitse Inspektsioon). Sie können sich auch bei der Behörde beschweren, in deren Bereich Sie gewöhnlich leben oder arbeiten oder in dem Ihrer Ansicht nach ein Verstoß stattgefunden hat.

10. Sicherheit

Verbindungen zu unserer öffentlichen Website und zur API nutzen HTTPS. Die API kommuniziert lokal auf demselben Server mit der Dokument-Engine.
API-Schlüssel werden als SHA-256-Hashes gespeichert. Passwörter werden als Hashes gespeichert.

11. Änderungen dieser Erklärung

Die aktuelle Erklärung und ihr Aktualisierungsdatum stehen auf dieser Seite. Wenn das Datenschutzrecht weitere Informationen oder einen Hinweis auf eine Änderung verlangt, geben wir diese.